Jiří Rostecký Blog mladého podnikatele

Můj způsob, jak si organizuji práci

17. 5. 2015

Vždycky mne zaujmou články, ve kterých lidé popisují svůj způsob organizace práce. Mnohdy se podivuji, jak si dokáží naplánovat každý den přesně na minutu, a mohou tedy detailně popsat svůj týden, který se vždy opakuje. Já to tak (naštěstí) nemám. Každý den je v něčem jiný, což na své práci oceňuji asi nejvíce.

Na druhou stranu se můj den skládá ze spousty činností. Každý týden mám řadu schůzek, na které se musím připravovat. Řeším projekty mých firem i jejich klientů. Po e-mailu s klienty konzultuji jejich problémy a domlouvám další setkání. Připravuji naše interní porady, organizuji naši práci, určuji priority a tvořím obsah pro náš magazín MladýPodnikatel.cz a tento blog.

Pouze kreativní práce

Mám poměrně kreativní práci. Proto, aby mě něco bavilo, musím v tom vidět smysl a musím pro to být nadchnutý. Z toho důvodu se od jisté doby zbavuji všeho, co mne nebaví či dokonce otravuje. Zajisté i já musím řešit spoustu věcí, které bych nejraději přeskočil, ale snažím se je co nejvíce eliminovat, a pokud se nějaké objeví, řeším je jako první.

Myslím si, že každému vyhovuje jiný styl práce. Někteří si vše plánují doslova na minutu, jiní tomu dávají volný průběh. Já sám na sobě vypozoroval, že jsou určité doby, kdy se mi daří konkrétní práce. Třeba mám chvíle, kdy chci psát. Tak píši. Pokud jsem měl naplánováno něco jiného, odložím to (je-li to možné) a vrátím se k tomu později.

Někdo by mi možná řekl, že to není správný způsob, jak si práci organizovat. Já vím. Ale mně to vyhovuje. Tyto stavy, kterým říkám „flow“, mi umožňují danou práci udělat podstatně lépe, než kdybych si ji nakázal na jinou dobu.

Úkolníček

Je to i důvod, proč mám vlastní úkolníček. Jsem extrémně minimalistický. Nemám rád různé GTD nástroje s mnoha funkcemi. Sám pro sebe si úkoly třídím v aplikaci Připomínky, kterou má každý se zařízením od Applu. Je opravdu primitivní. Po levé straně máte různé zápisníky, do kterých vkládáte řádky s úkoly a každý řádek můžete pouze odškrnout nebo jim určit prioritu.

pripominky

Připomínky jsou jeden z mých hlavních nástrojů. Bez nich bych dnes nedal ani ránu.

Já mám více zápisníků. Jeden se jmenuje „Úkoly“, kam házím vše, co musím udělat. Další zápisník se jmenuje „Zítra“, kam si každý den přesouvám úkoly z prvního zápísníku na druhý den. Když ráno vstanu, moc dobře vím, co mám tento den dělat. A co nejvíce úkolů udělám ihned, protože odpoledne už mám chuť to odkládat.

Mám i další zápisníky pro konkrétní činnosti. Jeden, kam si vkládám náměty na nové články. Další zápisník je dokonce pro účetnictví, kde zase shromažďuji vše, co mám dodat našemu účetnímu. Založil jsem si i zápisník s úkoly pro ostatní lidi, abych si to nemusel pamatovat a měl to vždy po ruce. Díky tomu, že si úkol mohu jen odškrnout, mne doslova žere, když tam něco visí dlouho. Takže mne to nutí vše postupně kontrolovat a tlačit dopředu.

Vyhovuje mi na tom ta jednoduchost. Mám to na všech zařízeních, takže se kdykoliv mohu podívat a připomenout si, co se vlastně děje, i když to komunikujeme někde jinde v jiné aplikaci. Jednoduché odškrtnutí mi dodádá doslova požitek, a to ve svých zápisnících mám mnohdy i stovky úkolů. Ty dlouhodobé si dělím na části – jednotlivé úkoly, které opět řeším postupně. Mnohdy si založím i speciální zápisník.

Výhodou tohoto dělení je i to, že mám dvě sady úkolů. Ty, co musím udělat dnes, a ty, které se prostě musí udělat co nejdříve, ale včera večer jsem si žádný nedal na dnešek. Když stihnu všechny naše úkoly, často zabrousím ještě do tohoto zápisníků a vyberu si něco z něj. Mám pak větší radost, že jsem udělal i něco „navíc“.

Správná doba, správný čas

Kromě mých oblíbených stavů „flow“ jsem zjistil, že mám i mrtvá období. Třeba kolem poledne jsem vždycky trochu unavený a nechce se mi do žádného úkolu. To je přesně ten moment, kdy mám chuť si klikat po internetu a dvě hodiny nevydat ani ránu.

Proto si po obědě plánuji práci, která jednak není příliš kreativní a jednak nepotřebuje příliš velké myšlení. Třeba si připravuji UTM parametry pro odkazy do článků. Nebo odpovídám na krátké e-maily a úplně nejradši dělám něco úplně mimo počítač. Pořešil jsem to i oběděm – musí být lehký, stačí mi třeba nějaké ovoce nebo zelenina.

Patřím mezi ty, kterým po obědě vyhovují i schůzky. Ty mne totiž vždy zase rozpumpují a jakoby v nich přečkám to mrtvé období, aniž bych si ho vůbec uvědomil. Je to možná tím, že v iParťákovi děláme schůzky poměrně energicky. Jsou to spíše workshopy a vždycky popíšeme x tabulí a papírů. A to se člověku nechce spát.

Offline chvilky

Málokdo z online prostředí si dokáže najít čas na práci na počítači, aniž by byl offline. Já se to musel naučit. Jsou úkoly, kdy připojení k internetu skutečně nepotřebuji. Třeba při psaní tohoto článku připojen nejsem. Není důvod. Akorát by mne to rozptylovalo.

Jindy nejsem tak úplně offline, ale pohybuji se třeba jen v jednom programu či aplikaci. Je to třeba večer, když se vzdělávám a pročítám si články ve své RSS čtečce. Jindy zase něco tvořím v Evernotu. K obojímu připojení potřebuji, mám ale zavřené všechny ostatní záložky, aplikace a soustředím se jen na jednu.

O tom, jak se necháváme neustále rozptylovat, mluvil i Daniel Gamrot v této pasáži našeho rozhovoru (0:57):

Hodně mi pomohlo, když jsem si v Safari vytvořil vlastní systém záložek. Safari nabízí dvě místa, kde záložky zobrazí. Jednou je panel, kde mám spoustu důležitých záložek roztříděných do složek. Panel mám na velkém monitoru otevřený takřka vždy, na malém jen při otevření prázdného panelu.

K tomu mám záložky ještě v liště záložek hned pod adresním řádkem. Tam mám 5-8 nejdůležitějších nástrojů pro mou práci a vzdělávání – Gmail, Evernote a další. Žádný Facebook, Twitter, iDnes atd.

Bez lidí a bez času

Velmi se mi osvědčilo pracovat bez času. Skutečně. Vypnul jsem si hodiny na všech zařízeních, kde je nepotřebuji vidět. Místo toho si nařídím budíka třeba 30 minut před schůzkou, případně podle potřeby. Čas mne zbytečně rozptyluje, a pokud si jej nemusím měřit, tak ho nepotřebuji sledovat vůbec.

To platí i pro lidi. V kanceláři máme dvě patra. Dole máme společné prostory, kde pracujeme. Nahoře mám ještě jedno pracovní místo, kde jsem úplně sám. Když se potřebuji soustředit (např. při psaní článků), přesunu se s notebookem nahoru, zapojím externí monitor, nasadím sluchátka a nevnímám okolí. Nikoho ani nevidím, jsem úplně sám a mohu pracovat.

Minimalismus

Podle mě tkví úspěch při organizaci vlastní práce v jednoduchosti. Tento článek píši v aplikaci Writed, která nabízí jen jednoduché pohledné okno pro psaní. Nemám otevřeného nic dalšího a prostě píši. Není zde ani lišta s formátováním jako ve Wordu, takže mne to neláká udělat tučné písmo, podnadpis a další věci, které udělám až později.

iwrited

Aplikace iWrited je skvělá v tom, jak je jednoduchá. Nerozptyluje vás doslova vůbec nic. A to nic si pak můžete vyexportovat do PDF, HTML atd.

Na ploše mám tři složky. Ani jedna není pro práci – iBooks, Pocket, Feedly/ReadKit (vedu v sobě bitvu, která RSS čtečka je lepší, tak to střídám). Eliminuji vše, co by mě odvádělo od práce. Například mi vadilo, že při chůzi venku poslouchám hudbu a ne audioknihy. Tak jsem si smazal všechny songy z mobilu a jelikož ticho nesnáším, nic jiného mi nezbývá.

Každý den si určuji práci na zítřek. Mám předem určeno, co je všechno zapotřebí udělat, a postupně si to odklikávám. Dávám si i týdenní a měsíční úkoly podle priorit. Zapisuji si všechny myšlenky (např. nápady na články atd.) a snažím se toho co nejméně nosit v hlavě. Proč byste to měli zkusit i vy, radil Dan v našem rozhovoru. Můj systém je velice jednoduchý, protože mi tak vyhovuje. Jak to máte vy?

17. 5. 2015

Komentáře čtenářů:

Co na můj článek říkáte vy?